AV天堂最新地址有限公司重要資料保管規范
作者:   來源:   更新時間:2013-10-31 16:41:00    點擊次數:0


第一條 為進一步加強公司重要資料管理工作,規范重要資料保管及使用權限,提高工作效率,根據公司行政辦公管理制度,結合公司實際,制定本規范。

第二條 公司對重要資料保管工作實行統一領導、集中管理原則。綜合部具體負責公司重要資料的保管、存檔及使用工作,并對公司各部門及所屬各子公司重要資料保管工作進行監督、指導和檢查。

第三條 公司重要資料實行專柜存放、專人保管的工作辦法,堅持及時、真實、清晰、手續完備、安全可靠的原則。

第四條 公司重要資料分為一級資料和二級資料。一級資料包括公司登記資料、權證資料等,公司登記資料主要包括企業法人營業執照、組織機構代碼證、稅務登記證等;公司權證資料主要包括房屋所有權證、抵押物登記證、債權憑證、股權憑證等;二級資料包括公司各類項目原件、維權材料、各企業約談記錄和項目清單等。

第五條 公司綜合部設專人統一保管公司一級資料原件,并建立電子檔案備份存檔,進行分類編碼存儲,同時做好紙質登記備案,填寫《重要資料登記表》。如因工作需要,公司業務部門可以持有一級資料復印件、掃描件及二級資料,并由業務部門工作人員設立專柜進行保管。綜合部負責對業務部門重要資料保管情況進行檢查、指導。

第六條 公司重要資料需歸檔保存的,按公司檔案管理要求進行歸檔保存管理。

第七條 重要資料的使用范圍

1、集團公司重要資料主要用于對外簽訂合同、出具資質證明以及擔保抵押事項等。在簽訂合同、協議,資質證明、辦理抵押程序時具有法律效力。

2、集團公司業務部門工作范圍內的原件使用,必須辦理相關借用手續;因工作需要對外出具原件時,需報公司總經理審批同意,并由重要資料保管人員辦理借用手續。

第八條 重要資料使用辦理程序

1、使用公司重要資料原件需提出申請,履行審批手續,并填寫《重要資料使用登記表》。

2、以公司名義對外進行的重要經濟事項、簽訂的經濟合同、協議等,確須出具重要資料原件的,由經辦人簽字、綜合部審核、總經理審批后,方可借出。

第九條 重要資料外出使用程序

如需將重要資料帶出公司,攜證人必須提出申請,并經公司總經理批準。取證時,在《重要資料使用登記表》上要注明攜證去的地點、用途;還證時,要將在使用重要資料的內容按照程序,在《重要資料使用登記表》上按順序填寫清楚,并寫明還證時間及歸還人。

第十條 重要資料記錄的存檔

《重要資料使用登記表》為公司重要檔案,需歸檔保存,任何人不得以任何理由予以銷毀。

第十一條 重要資料的移交

重要資料保管人員因工作變動或離職,必須將本人所保管的全部重要資料移交給接替人員。保管人員辦理交接手續時,必須有人監交,交接人員及監交人員應分別在交接清單上簽字確認后,移交人員方可調離或離職。

第十二條 重要資料的損壞及補辦

公司重要資料發生損壞,由保管人員向綜合部提出,并報公司總經理審批后按法定程序補辦;公司重要資料意外丟失時,應于發現丟失24小時內辦理公告事宜。此外,重要資料保管人員因工作疏忽等主觀原因,造成重要資料遺失、損毀的,公司將酌情給予其紀律處分或經濟處罰;若給公司利益造成重大損失的,將追究其法律責任。

注:20121129日,以宿工投綜〔20122號文件印發施行。